ระบบงานควบคุมการผลิตเอกสารในองค์กร

Office Care Corporation Co;Ltd. สายด่วน 085 – 6876484

ระบบงานควบคุมการผลิตเอกสารในองค์กร

1. เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิตเอกสาร

2. ซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการ

3. ผู้ดูแลระบบ

1. เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิตเอกสาร

การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับงานของบุคลากรทุกคนในองค์กร เป็นหัวใจสำคัญในการลดภาระค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการใช้งาน โดยคำนึงถึงความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจจะแตกต่างกัน ในแต่ละองค์กร อีกทั้งควรเลือกอุปกรณ์ที่สามารถตอบสนองต่อเวลาในการผลิตให้เหมาะสม เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และอุปกรณ์ที่ใช้ทั้งหมดควรมีฟังก์ชั่นในการสั่งพิมพ์แบบ 2 หน้าในคราวเดียว ( Duplex Printing ) เพื่อช่วยลดภาระการนำกระดาษกลับมาใช้ใหม่ ( Re – Used ) และช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษขององค์กรลงได้ระดับหนึ่ง ส่วนลักษณะของเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จะใช้งานขอแบ่งแยกตามลักษณะปริมาณงานเบื้องต้นดังนี้

1.1 เครื่องพิมพ์เลเซอร์พริ้นเตอร์ขาว -ดำ ต้นทุนต่อหน่วย 0.60 บาท ( A4 ) เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีปริมาณการใช้เอกสารจำนวนน้อย

1.2 เครื่องพิมพ์เลเซอร์พริ้นเตอร์สี ต้นทุนต่อหน่วย 4.50 บาท ( A4 ) เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการในการผลิตงานเอกสารสีระดับน้อย และต้องการความคงทนในการใช้งานของเอกสาร

1.3 เครื่องพิมพ์ระบบอิงค์เจ็ท ต้นทุนการผลิตเอกสารขาว – ดำ ต่อหน่วย 0.50 บาท ( A4 ) ต้นทุนการผลิตเอกสารสีต่อหน่วย 8 บาท ( A4 ) เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารจำนวนน้อย และไม่มุ่งเน้นการนำไปใช้ระยะยาว

1.4 เครื่องมัลติฟังก์ชั่นขาว – ดำ ความเร็ว 20 – 80 แผ่นต่อนาที ต้นทุนต่อหน่วย 0.30บาท ( A4 ) เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารจำนวนตั้งแต่ 10,000 – 100,000 แผ่นต่อเดือน

1.5 เครื่องมัลติฟังก์ชั่นขาว – ดำ ความเร็วสูงมากกว่า 100 แผ่นต่อนาที ต้นทุนต่อหน่วย 0.20บาท ( A4 ) เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารจำนวนมากกว่า 100,000 แผ่นต่อเดือน

1.6 เครื่องมัลติฟังก์ชั่นสี ความเร็ว 20 – 60 แผ่นต่อนาที ต้นทุนต่อหน่วย 4 บาท ( A4 ) เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารสีระดับปานกลาง – มาก และต้องการความคงทนในการใช้งานของเอกสาร

1.7 เครื่องพิมพ์สำเนาระบบดิจิตอล ความเร็วในการพิมพ์สูงสุด 120 แผ่นต่อนาที ต้นทุนต่อหน่วย 0.06 บาท ( A4 ) เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการผลิตเอกสารที่มีลักษณะจำนวนสำเนาซ้ำกันหลาย ๆ สำเนา รวมถึงงานสิ่งพิมพ์ที่ต้องการพิมพ์แทรกสี

2. ซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการ

เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการบริหารจัดการ ระบบงานผลิตเอกสารในองค์กร จำเป็นต้องติดตั้งซอฟท์แวร์เพื่อใช้ในการดูแลการใช้งานอุปกรณ์ต่าง ๆ โดยซอฟท์แวร์ที่ใช้ควรมีสมบัติในเบื้องต้น อาทิ

– สามารถเข้าดูข้อมูลการใช้เครื่องพิมพ์ทั้งหมดขององค์กร ทั้งการพิมพ์เอกสารและการถ่ายเอกสาร โดยผ่านระบบเครือข่าย

– สามารถเข้าดูสถานะต่าง ๆ ของเครื่องพิมพ์ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการใช้งานของผู้ใช้

ในส่วนของระบบเพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารระบบ ว่าต้องการกำกับหรือควบคุมอย่างไรบ้าง อาทิ กำหนดสิทธิ์การใช้ของผู้ใช้ กำหนดปริมาณการใช้ของผู้ใช้

3. ผู้ดูแลระบบ

หลังดำเนินการจัดเครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ พร้อมซอฟท์แวร์ที่จะใช้ในระบบเป็นที่เรียบร้อย สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ ผู้ดูแลระบบ ทั้งนี้เพื่อให้ระบบเกิดความสมบูรณ์ และ สามารถทำการตรวจสอบแก้ไข และรายงานผลการดำเนินการในแต่ละเดือน หรือ ไตรมาสได้ ซึ่งปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่ มีบุคลากรด้านไอทีทำหน้าที่ดูแลระบบเครือข่ายให้แก่องค์กร

หากนำระบบงานนี้เพิ่มเติมเข้าไป ในหลายองค์กรอาจจะเป็นการเพิ่มภาระให้แก่แผนกไอที และบางองค์กรก็ไม่มีผู้ดูแลรับผิดชอบด้านนี้โดยเฉพาะ บริษัทฯได้ตระหนักถึงปัญหาและภาระที่จะเกิดขึ้นดังกล่าว บริษัทฯ จึงมีความยินดี ที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลให้แก่องค์กรเฉพาะงานด้านระบบการผลิตเอกสาร รวมถึงการจัดทำรายงานสรุปข้อมูลผลการดำเนินการของระบบงานผลิตเอกสารให้แก่องค์กร ทุก ๆ เดือน โดยจัดทำรายงาน สรุปให้ในรูปแบบแผ่นกระดาษ ( Hard Copy ) และในรูปแบบไฟล์งานผ่านทางอีเมล์ ( Soft Copy ) ซึ่งองค์กรจะได้รับข้อมูลการดำเนินการของระบบการผลิตเอกสารทั้งองค์กรทุก ๆ เดือน