ระบบงานควบคุมการผลิตเอกสารในองค์กร

Office Care Corporation Co;Ltd. สายด่วน  085 – 6876484

ระบบงานควบคุมการผลิตเอกสารในองค์กร

1. เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิตเอกสาร

2. ซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการ

3. ผู้ดูแลระบบ

1. เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิตเอกสาร

การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับงานของบุคลากรทุกคนในองค์กร  เป็นหัวใจสำคัญในการลดภาระค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการใช้งาน โดยคำนึงถึงความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจจะแตกต่างกัน ในแต่ละองค์กร  อีกทั้งควรเลือกอุปกรณ์ที่สามารถตอบสนองต่อเวลาในการผลิตให้เหมาะสม เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และอุปกรณ์ที่ใช้ทั้งหมดควรมีฟังก์ชั่นในการสั่งพิมพ์แบบ 2 หน้าในคราวเดียว ( Duplex Printing ) เพื่อช่วยลดภาระการนำกระดาษกลับมาใช้ใหม่ ( Re – Used ) และช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษขององค์กรลงได้ระดับหนึ่ง  ส่วนลักษณะของเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จะใช้งานขอแบ่งแยกตามลักษณะปริมาณงานเบื้องต้นดังนี้

1.1 เครื่องพิมพ์เลเซอร์พริ้นเตอร์ขาว -ดำ   ต้นทุนต่อหน่วย 0.60 บาท  ( A4 )  เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีปริมาณการใช้เอกสารจำนวนน้อย

1.2 เครื่องพิมพ์เลเซอร์พริ้นเตอร์สี  ต้นทุนต่อหน่วย  4.50 บาท ( A4 )   เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการในการผลิตงานเอกสารสีระดับน้อย  และต้องการความคงทนในการใช้งานของเอกสาร

1.3 เครื่องพิมพ์ระบบอิงค์เจ็ท ต้นทุนการผลิตเอกสารขาว – ดำ ต่อหน่วย 0.50 บาท ( A4 )  ต้นทุนการผลิตเอกสารสีต่อหน่วย 8 บาท ( A4 )  เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารจำนวนน้อย  และไม่มุ่งเน้นการนำไปใช้ระยะยาว

1.4 เครื่องมัลติฟังก์ชั่นขาว – ดำ ความเร็ว 20 – 80 แผ่นต่อนาที ต้นทุนต่อหน่วย 0.30บาท ( A4 )     เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารจำนวนตั้งแต่  10,000  – 100,000 แผ่นต่อเดือน

1.5 เครื่องมัลติฟังก์ชั่นขาว – ดำ ความเร็วสูงมากกว่า 100 แผ่นต่อนาที ต้นทุนต่อหน่วย 0.20บาท  ( A4 )   เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารจำนวนมากกว่า 100,000 แผ่นต่อเดือน

1.6 เครื่องมัลติฟังก์ชั่นสี ความเร็ว 20 – 60 แผ่นต่อนาที ต้นทุนต่อหน่วย 4 บาท ( A4 )     เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีความต้องการผลิตเอกสารสีระดับปานกลาง – มาก และต้องการความคงทนในการใช้งานของเอกสาร

1.7 เครื่องพิมพ์สำเนาระบบดิจิตอล  ความเร็วในการพิมพ์สูงสุด 120 แผ่นต่อนาที  ต้นทุนต่อหน่วย 0.06 บาท    ( A4 )   เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการผลิตเอกสารที่มีลักษณะจำนวนสำเนาซ้ำกันหลาย ๆ  สำเนา  รวมถึงงานสิ่งพิมพ์ที่ต้องการพิมพ์แทรกสี

2. ซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการ

เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการบริหารจัดการ ระบบงานผลิตเอกสารในองค์กร จำเป็นต้องติดตั้งซอฟท์แวร์เพื่อใช้ในการดูแลการใช้งานอุปกรณ์ต่าง ๆ  โดยซอฟท์แวร์ที่ใช้ควรมีสมบัติในเบื้องต้น อาทิ

–           สามารถเข้าดูข้อมูลการใช้เครื่องพิมพ์ทั้งหมดขององค์กร   ทั้งการพิมพ์เอกสารและการถ่ายเอกสาร โดยผ่านระบบเครือข่าย

–           สามารถเข้าดูสถานะต่าง ๆ ของเครื่องพิมพ์ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการใช้งานของผู้ใช้

ในส่วนของระบบเพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารระบบ ว่าต้องการกำกับหรือควบคุมอย่างไรบ้าง อาทิ    กำหนดสิทธิ์การใช้ของผู้ใช้      กำหนดปริมาณการใช้ของผู้ใช้

3. ผู้ดูแลระบบ

หลังดำเนินการจัดเครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ พร้อมซอฟท์แวร์ที่จะใช้ในระบบเป็นที่เรียบร้อย  สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ ผู้ดูแลระบบ  ทั้งนี้เพื่อให้ระบบเกิดความสมบูรณ์ และ สามารถทำการตรวจสอบแก้ไข และรายงานผลการดำเนินการในแต่ละเดือน หรือ ไตรมาสได้   ซึ่งปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่ มีบุคลากรด้านไอทีทำหน้าที่ดูแลระบบเครือข่ายให้แก่องค์กร

หากนำระบบงานนี้เพิ่มเติมเข้าไป  ในหลายองค์กรอาจจะเป็นการเพิ่มภาระให้แก่แผนกไอที  และบางองค์กรก็ไม่มีผู้ดูแลรับผิดชอบด้านนี้โดยเฉพาะ   บริษัทฯได้ตระหนักถึงปัญหาและภาระที่จะเกิดขึ้นดังกล่าว  บริษัทฯ จึงมีความยินดี ที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลให้แก่องค์กรเฉพาะงานด้านระบบการผลิตเอกสาร รวมถึงการจัดทำรายงานสรุปข้อมูลผลการดำเนินการของระบบงานผลิตเอกสารให้แก่องค์กร ทุก ๆ เดือน              โดยจัดทำรายงาน สรุปให้ในรูปแบบแผ่นกระดาษ ( Hard Copy )  และในรูปแบบไฟล์งานผ่านทางอีเมล์ ( Soft Copy )  ซึ่งองค์กรจะได้รับข้อมูลการดำเนินการของระบบการผลิตเอกสารทั้งองค์กรทุก ๆ เดือน

Office Care Corporation Co;Ltd. สายด่วน  085 – 6876484


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: